Inhalte mehrfach nutzen

Wenn Sie über längere Zeit mit AGORA arbeiten, möchten Sie die von Ihnen erstellten Inhalte möglicherweise mehrfach nutzen, ohne dabei immer wieder neue Einträge zu erstellen oder wiederholt gleiche Dateien von Ihrem Computer hochzuladen.

Möglicherweise haben Sie auch Inhalte erstellt, die im laufenden Semester zwar keine Rolle mehr spielen, aber dennoch aufbewahrt werden sollen – etwa als Erinnerungshilfe für Studierende vor Prüfungen. Für diese und ähnliche Szenarien hält AGORA hilfreiche Funktionen bereit:

  1. Inhalte kopieren: Duplizieren von Inhalten (Ankündigungen, Termine, Materialien u.a.) von einem Raum in beliebige andere Räume.
  2. Inhalte in der Ablage deponieren: Per CommSy-Leiste aus jedem Raum heraus erreichbare Rubrik zum Sammeln, Erstellen und Kopieren von Inhalten u.a.
  3. Raum archivieren: Speichern eines Projektraumes zur passiven Weiternutzung. Es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden, aber alle Mitglieder können weiterhin auf die Inhalte zugreifen.
  4. Raumvorlage erstellen: Anlegen eines Raumes zur Wiederverwendung der Inhalte; bei Bedarf kann dieser auch anderen Kollegen zur Verfügung gestellt werden. Bei Eröffnung eines neuen Raumes kann die von ihnen angelegte Vorlage gewählt werden; die Inhalte des alten Raums werden in den neuen kopiert.
  5. Projektraum eröffnen: Sammeln von Materialien und anderen Inhalten in einem zu diesem Zweck eröffneten Projektraum.

1. Inhalte kopieren

Mit der Funktion "Kopieren" können Sie Inhaltseinträge eines Projektraumes (z.B. Ankündigungen, Termine oder Materialien) in den Bereich "Meine Kopien" in der CommSy-Leiste befördern und von dort aus in andere Räume (in der gleichen Rubrik) einfügen. Diese Funk­tion wird im Folgenden am Beispiel der Rubrik "Materialien" erläutert.

Für die Rubri­ken "Ankündigungen" und "Termine" ist die Verfahrensweise gleich.

Hinweis: Einträge aus den Rubriken "Personen", "Gruppen" und "Themen" können nicht kopiert werden.

 

Zum Kopieren von Inhalten gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Betreten Sie den gewünschten Projektraum und öffnen Sie die entsprechende Rubrik, in diesem Fall "Materialien".  
  2. Markieren Sie in der Materialliste die Einträge, die Sie kopieren möchten und wählen Sie im Drop-Down-Menü unten die Aktion "Einträge kopieren" aus (Abb. 1).
  3. Bestätigen Sie die Aktion per Klick auf die Schaltfläche "ausführen".

Abb. 1: Markierte Einträge aus der Materialliste kopieren

 

Sie finden Ihre Kopien nun in der CommSy-Leiste, über die sich per Klick auf das entsprechende Icon die Sektion "Kopien" öffnen lässt (Abb. 2)Eine kleine Zahl an diesem Icon verrät, wie viele Kopien Sie momentan gespeichert haben.

Abb. 2: Icon "Meine Kopien" in der CommSy-Leiste

 

Zum Einfügen von kopierten Inhalten gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in den Raum, in dem Sie die Kopie einfügen möchten.
  2. Klicken Sie anschließend auf das Icon "Meine Kopien" in der CommSy-Leiste (Abb. 2). Nun wird eine Liste der von Ihnen kopierten Einträge angezeigt, sortiert nach Projektraum und Rubrik.
  3. Markieren Sie die Einträge, die Sie in den Raum einfügen möchten (Abb. 3). Wählen Sie dann im Drop-Down-Menü die Aktion "Auswahl einfügen" und bestätigen Sie diese mit der Schaltfläche "ausführen". Die Kopien werden eingefügt und stehen nun im Zielraum zur Verfügung. Falls die Einträge nicht in einen Raum, sondern in Ihre Ablage eingefügt werden sollen, so wählen Sie an dieser Stelle die Option "Auswahl in 'Meine Ablage' einfügen" aus.

Abb. 3: Kopien auswählen und einfügen

 

Tipp: Wenn Sie einen einzelnen Inhaltseintrag in der Detailansicht geöffnet haben, können Sie diesen per Klick auf die Schaltfläche "Kopieren" oben in der Bearbeitungsleiste zum Bereich "Meine Kopien" hinzufügen.

 

2. Inhalte in Ihrer Ablage aufbewahren

Jede Nutzerin und jeder Nutzer hat eine persönliche "Ablage" auf AGORA. Sie finden die Ablage oben in der CommSy-Leiste, wenn Sie das entsprechende Icon in Ihren Profileinstellungen aktiviert haben. Hier können Sie Materialien oder andere Einträge (Termine, Aufgaben, Diskussionen) neu anlegen, ohne dass sie in einem bestimmten Raum erscheinen. Sie können auch Einträge aus Ihren Kopien hier einfügen.

Wie aus normalen Räumen gewohnt, können Sie auch an die hier erstellten Einträge Dateien anhängen, ggf. Medien einbinden und vieles mehr.

Materialien, die Sie an dieser Stelle anlegen, können Sie kopieren und in andere Räume einfügen. Umgekehrt können Sie auch Materialien aus anderen Räumen über den Zwischenschritt des Kopierens in Ihre Ablage einfügen. So können Sie wichtige Materialien in Ihrem persönlichen Raum sammeln und bei Bedarf in andere Räume kopieren (vgl. 1. "Inhalte kopieren").

Abb. 4: "Meine Ablage" mit verschiedenen Typen von Einträgen

Tipp: Bei komplexeren Sammlungen sowie wenn es darum geht, ein Depot gemeinschaftlich zu nutzen, stößt die Ablage an Grenzen. In diesem Fall ist es empfehlenswert, zum Sammeln von Materialien und anderen Inhalten einen separaten Projektraum zu eröffnen.

3. Raum archivieren

Anstatt Projekträume bereits beendeter Lehrveranstaltungen zu löschen, können Sie diese besser archivieren. So können Studierende die Materialien des Raumes weiterhin für Ihr Studium nutzen, auch wenn das betreffende Seminar in der Vergangenheit liegt. Zur Archivierung eines Raumes gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Betreten Sie den gewünschten Projektraum und wählen Sie oben links in der CommSy-Leiste das Icon "Einstellungen" aus. In den Einstellungen finden Sie unter dem Reiter "Zusätzliche Einstellungen" den Menüpunkt "Raum archivieren".
  2. Markieren Sie im Formular das Kästchen vor "Raum archivieren" (Abb. 5) und speichern diese Einstellung.

Abb. 5: Raum archivieren in den "Zusätzlichen Einstellungen"

Nachdem Sie das Formular gespeichert haben, können die Inhalte des Raumes nicht mehr verändert werden. Die Mitglieder des Raumes können ihn aber weiterhin betreten und auf die Inhalte zugreifen. In der Raumübersicht wird der archivierte Projektraum nach wie vor angezeigt, mit dem Vermerk "archiviert".

Sie können die Archivierung jederzeit wieder rückgängig und den Raum bearbeitbar machen, indem Sie die oben genannten Schritte im Raum wiederholen und das Kästchen deaktivieren.

4. Raumvorlage erstellen

Raumvorlagen eignen sich besonders gut für Lehrveranstaltungen, deren Inhalte von Semester zu Semester nicht sehr stark variieren, beispielsweise für Einführungsveranstaltungen. Mit der Funktion "Vorlage erstellen" kopieren Sie ganze Räume statt einzelne Inhaltseinträge.

Wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese beim Einrichten eines neuen Projektraumes auswählen. Alle Inhalte und Einstellungen des bestehenden Raumes werden (mit Ausnahme persönlicher Daten) in den neuen Raum kopiert.

Neben der Textversion dieser Hilfeseite haben wir auch ein Videotutorial erstellt, in welchem die Vorgehensweise anschaulich erläutert wird:

Zum Erstellen einer Raumvorlage gehen Sie wie folgt vor:

  1. Betreten Sie den gewünschten Projektraum und öffnen Sie die Raumeinstellungen. Wählen Sie den Reiter "Zusätzliche Einstellungen" aus. Hier finden Sie weiter unten den Menüpunkt "Vorlage erstellen".
  2. Nun markieren Sie im Formular das Kästchen "Raum als Vorlage verfügbar machen" (s. Abb. 6) und wählen Sie im darunter liegenden Aufklappmenü die "Zielgruppe" aus. Dies ist die Gruppe von NutzerInnen, die Ihre Vorlage verwenden darf - nur Sie als RaummoderatorIn des "alten" Raums, die TeilnehmerInnen des Raums oder alle CommSy-NutzerInnen.

Sie können eine Beschreibung der Vorlage in das darunterliegende Textfeld eingeben, um sich später besser an die Art der Inhalte zu erinnern.

Abb. 6: Raum als Vorlage verfügbar machen ("Zusätzliche Einstellungen")

 

Nachdem Sie das Formular gespeichert haben, kann diese Vorlage bei der Eröffnung neuer Projekträume aus dem Aufklappmenü ausgewählt werden (s. Abb. 7).

Abb. 7: Raum neu eröffnen und Vorlage auswählen

Tipp: Selbstverständlich lässt sich ein Projektraum, den Sie aus einer Vorlage erstellen, wie üblich bearbeiten: Sie können vorhandene Inhalte löschen oder bearbeiten und neue Inhalte hinzufügen.

 

5. Projektraum eröffnen

Selbstverständlich können Sie auch einen neuen Projektraum eröffnen, um Einträge abzulegen oder ausschließlich für persönliche Zwecke zu nutzen. Hierfür wählen Sie wie gewohnt in der Raumübersicht unter "Raum anlegen" (rechts) die Schaltfläche "Neuer Projektraum" aus. Benennen Sie diesen Raum, erstellen Sie ihn per Klick auf "Einstellungen speichern" und nutzen Sie ihn als Ablage und als persönlichen Raum. 

Weitere Informationen zum Erstellen eines Projektraums finden Sie im Tutorial "Projektraum eröffnen".